Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données est LES P'TITS MALINS, société à responsabilité limitée dont le siège social est situé Rue de Marillon, 59230 Saint-Amand-les-Eaux, qui exploite le centre canin Le Village Canin.

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : terrain@villagecanin.fr, ou par courrier adressé au siège social.

Les données que nous traitons

Le centre ne recueille que ce qui sert à vous accueillir et à gérer vos réservations.

• Votre compte : prénom, nom, adresse électronique, téléphone, adresse postale, qui figure obligatoirement sur toute facture, et, si vous pratiquez sur le terrain en autonomie, le numéro et la date de votre licence.
• Vos chiens : nom, race, date de naissance ou âge, numéro d'identification, catégorie, observations, photo si vous en ajoutez une, et vos réponses aux questions que le centre pose sur ses fiches.
• Vos réservations et vos paiements : séances, montants, moyen de paiement, quatre derniers chiffres et date d'expiration de votre carte, mouvements de votre cagnotte, forfaits, factures. Le numéro complet de votre carte n'est jamais connu du centre : vous le saisissez directement chez Stripe.
• Votre accès au bâtiment : la période pendant laquelle votre code ouvre la porte, et la date, l'heure et le moyen de vos passages.
• Vos échanges : les messages envoyés depuis la page Contact et, côté personnel, une éventuelle note interne sur votre fiche, que vous pouvez lire en demandant vos données.
• Vos choix : l'acceptation des conditions générales et leur version, et votre éventuel accord pour recevoir les nouveautés du centre.
• Des données techniques : l'adresse IP et l'adresse des pages demandées, dans les journaux du serveur.

Les champs marqués comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires pour conclure le contrat : sans eux, la réservation n'est pas possible.

À quoi elles servent, et sur quelle base

Chaque usage de vos données repose sur une base prévue par l'article 6 du règlement général sur la protection des données.

• Créer et gérer votre compte, vos réservations, vos paiements, vos forfaits et votre cagnotte, et vous envoyer les emails qui s'y rapportent (confirmation, rappel de prélèvement, échec de paiement, annulation, place libérée sur une liste d'attente) : l'exécution du contrat qui vous lie au centre.
• Préparer les séances et vérifier les conditions d'accès au terrain, comme la licence ou l'âge du chien : l'exécution du contrat.
• Ouvrir la porte à la personne qui a réservé, et savoir qui était présent en cas d'incident : l'exécution du contrat, et l'intérêt légitime du centre à la sécurité de ses locaux.
• Établir les factures et tenir la comptabilité : une obligation légale.
• Répondre à vos messages : l'intérêt légitime du centre à répondre à qui le sollicite, ou les mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Prévenir les clients de l'ancien site de réservation que le service a changé : l'intérêt légitime du centre à informer ses clients d'un changement de service.
• Respecter votre demande d'effacement : si vous étiez client de l'ancien site et que vous faites effacer votre compte, le centre garde une empreinte anonyme de votre adresse électronique pour ne pas vous réinviter par erreur, ce que décrit la rubrique sur la durée de conservation : l'intérêt légitime du centre à honorer cette demande.
• Transmettre une invitation à une personne que vous invitez à partager une séance : votre intérêt légitime et celui du centre à organiser une séance partagée.
• Assurer la sécurité du site et diagnostiquer les pannes : l'intérêt légitime du centre.
• Vous envoyer les nouveautés du centre : votre consentement, donné en cochant la case prévue, et que vous pouvez retirer à tout moment depuis votre compte.

Aucun profilage publicitaire, aucune revente de vos données.

Qui y a accès

• Le personnel du centre, selon son rôle : l'accueil et le comptoir voient ce qui sert aux réservations et aux paiements ; la comptabilité et les réglages sont réservés à la gérance.
• Les intervenants qui encadrent les cours voient les réservations des séances qu'ils encadrent et les fiches des chiens inscrits, et, si le centre le décide, les réservations des autres intervenants.
• Les autres invités d'une séance partagée voient votre prénom, jamais votre adresse électronique.
• L'expert-comptable du centre, pour les factures.
• Les prestataires nommés ci-dessous, chacun pour sa seule mission.
• Les autorités, lorsque la loi l'impose.

Nos prestataires

Le centre fait appel aux prestataires suivants, qui traitent vos données pour son compte et selon ses instructions :

• Supabase (SUPABASE PTE. LTD., Singapour) : stockage de la base de données, des comptes et des photos, sur une infrastructure située à Paris.
• OVH (OVH SAS, Roubaix) : hébergement du serveur de l'application.
• Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlande) : paiement par carte et par Bancontact, et enregistrement de la carte pour le prélèvement différé. Stripe reçoit votre nom, votre adresse électronique et les données de votre carte.
• Brevo (Sendinblue SAS, Paris) : envoi des emails.

Les comptes chez ces quatre prestataires sont ouverts au nom du centre. Openiera, qui a réalisé l'application, est elle aussi prestataire du centre : elle peut intervenir pour la maintenance de l'application, à la demande du centre.

Deux acteurs traitent aussi certaines données pour leur propre compte. Stripe, pour ses obligations propres de prestataire de paiement, comme la lutte contre la fraude, selon sa politique publiée sur stripe.com. Klarna (Klarna Bank AB, Suède), si vous choisissez de payer en plusieurs fois : Klarna est responsable des données qu'il vous demande, selon sa propre politique.

Le dispositif de contrôle d'accès UniFi Access appartient au centre et fonctionne dans ses locaux, sur son propre réseau. La société Channel Communications, qui l'installe, peut y accéder lorsqu'une intervention de maintenance le demande.

Transferts hors de l'Union européenne

Vos données sont stockées en France. Deux prestataires ont toutefois leur siège ou des sous-traitants hors de l'Union européenne, ce qui peut permettre d'y accéder depuis ces pays :

• Supabase, société de droit singapourien dont certains sous-traitants sont établis aux États-Unis : le transfert est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, que son contrat intègre.
• Stripe, dont la société mère est établie aux États-Unis : le transfert repose sur le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis, auquel Stripe, Inc. est certifiée.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant au centre.

Combien de temps elles sont conservées

• Vos factures et les pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice au cours duquel elles ont été émises, comme l'impose l'article L123-22 du code de commerce. Ce délai court pour chaque pièce, indépendamment des suivantes. Passé ce délai, votre nom et votre adresse en sont retirés ; seuls le numéro, les montants et la TVA demeurent.
• Votre compte, vos chiens et vos réservations : tant que vous utilisez votre compte, et vous pouvez l'effacer à tout moment. Sans aucune activité pendant 24 mois (ni connexion, ni réservation, ni séance, ni passage à la porte, ni achat), il est supprimé de la même façon que si vous en aviez demandé l'effacement. Vous en êtes prévenu par email 30 jours avant, et il suffit de vous connecter pour le garder. Si votre compte garde de l'argent sur sa cagnotte ou des séances de forfait, vous en êtes prévenu au terme de cette durée, avec le montant et les séances en jeu ; sans activité de votre part dans les 6 mois qui suivent, il est désactivé, puis supprimé 6 mois plus tard, et vous recevez un rappel par email 30 jours avant chacune de ces deux étapes. Jusqu'à la suppression, une connexion suffit à garder votre compte tel qu'il est.
• La fiche d'un chien que vous archivez : 48 heures, puis elle est supprimée avec sa photo. Son nom ne subsiste que sur les réservations qui ont donné lieu à une facture, pour la même durée que celle-ci, puis il est remplacé par la mention « Chien anonymisé ».
• Un achat de forfait ou un rechargement de cagnotte commencé par carte et jamais payé : 48 heures.
• Le compte créé pour une personne invitée, ou pour un client de l'ancien site, et jamais activé : 12 mois après le dernier message que le centre lui a adressé, puis il est supprimé, sans autre message. Si le centre a crédité sa cagnotte ou lui a attribué des séances de forfait, il suit le chemin décrit plus haut pour un compte qui garde de l'argent ou des séances, à partir de ce même délai : la personne en est prévenue par email, avec le montant et les séances en jeu, puis le compte est désactivé et supprimé aux mêmes échéances, avec les mêmes rappels.
• L'empreinte anonyme d'un ancien client qui a fait effacer son compte : 5 ans après l'effacement, et moins longtemps si vous créez vous-même un nouveau compte à la même adresse, auquel cas elle est supprimée au plus tard la nuit suivante. Il s'agit d'une valeur calculée à partir de l'adresse électronique avec une clé secrète que seul le serveur détient, d'où l'adresse ne peut pas être retrouvée : elle sert seulement à reconnaître cette adresse si elle figure de nouveau dans un export de l'ancien site, et à ne pas lui envoyer d'invitation. Aucun nom, aucun téléphone ni aucune autre information n'est gardé avec elle. Au moment d'effacer votre compte, vous pouvez demander à ne garder aucune trace, pas même cette empreinte. Un compte supprimé faute d'activité ne laisse pas d'empreinte.
• Votre inscription sur une liste d'attente : 3 mois après la séance, puis elle est supprimée ; la réservation qu'elle a pu donner reste.
• Votre accès au bâtiment : vos prénom et nom sont enregistrés dans le dispositif d'accès pour votre réservation. À la fin de celle-ci, à son annulation ou à l'effacement de votre compte, votre code cesse d'ouvrir la porte et cet enregistrement est supprimé du dispositif. La date, l'heure et le moyen de vos passages sont conservés par le centre 3 mois. Seule la date de votre dernier passage reste ensuite attachée à votre compte, pour savoir s'il est encore utilisé, et elle disparaît avec lui.
• Le journal des actions du personnel du centre, qui note par exemple une annulation, un remboursement ou une correction de vos coordonnées faite par le personnel : 12 mois. Si vous effacez votre compte, votre nom en est retiré dès l'effacement.
• Le journal des connexions à votre compte, avec votre adresse électronique et l'adresse IP de connexion : 12 mois. Notre hébergeur de base de données en garde aussi, de son côté, une copie de quelques jours au plus. À l'effacement de votre compte, votre adresse et vos adresses IP en sont retirées.
• Les messages envoyés depuis la page Contact : l'application ne les enregistre pas ; ils arrivent dans la boîte de réception du centre.
• Les journaux techniques du serveur : pour une durée limitée, le temps d'assurer la sécurité du site.
• Votre accord pour recevoir les nouveautés : jusqu'à ce que vous le retiriez.

Les données que nous ne tenons pas de vous

Quand un client vous invite à partager une séance, il nous donne votre prénom et votre adresse électronique. Ils servent à vous envoyer l'invitation et ses rappels, et à vous rattacher à la réservation si vous l'acceptez. Votre prénom est visible des autres invités de la séance ; votre adresse ne l'est d'aucun d'eux. Si vous ne donnez pas suite, l'invitation reste sans effet, et vous pouvez demander l'effacement de ces données au centre.

Si vous étiez client de l'ancien site de réservation du centre, vos prénom, nom, adresse électronique et téléphone en ont été repris pour vous prévenir du changement de site. Votre ancien mot de passe n'a pas été repris. Vous pouvez demander l'effacement de ces données en écrivant au centre.

Le contrôle d'accès au bâtiment

Le bâtiment s'ouvre avec un QR code, lu par un dispositif UniFi Access installé dans les locaux du centre. Pour chaque réservation payée, l'application enregistre dans ce dispositif vos prénom et nom et la période pendant laquelle votre code ouvre la porte. Le dispositif note la date, l'heure et le moyen de chaque passage, et ces informations sont rattachées à votre réservation.

Pour un client de confiance en accès libre, l'enregistrement vaut tant qu'il garde ce statut, et il est désactivé dès que le centre le lui retire ou que le compte est effacé.

Le centre s'en sert pour ouvrir la porte à la bonne personne et, en cas d'incident, savoir qui était présent. Les sorties ne sont pas nominatives.

Cookies et stockage dans votre navigateur

Le site n'utilise aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social, et ne charge ni police, ni carte, ni vidéo depuis un autre site. Il ne conserve dans votre navigateur que ce qui est strictement nécessaire au service que vous demandez, ce qui ne requiert pas votre consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés) :

• Votre session de connexion : jusqu'à votre déconnexion si vous avez coché « Rester connecté », sinon jusqu'à la fermeture de l'onglet.
• Vos prochaines réservations et leur code d'accès, pour entrer même sans réseau : sur votre appareil, effacés à la déconnexion.
• Les pages et fichiers du site, pour qu'il s'ouvre plus vite et hors connexion.
• Pour le personnel du centre, deux préférences d'affichage du back-office.
• Sur les écrans de paiement et de gestion de votre carte, Stripe dépose ses propres cookies, qui servent à prévenir la fraude au paiement.

Vous pouvez effacer ces données à tout moment depuis les réglages de votre navigateur. Vous serez alors déconnecté, et le code d'accès gardé sur l'appareil disparaîtra.

Sécurité

Les échanges avec le site sont chiffrés. La base de données est fermée par défaut et ne s'interroge qu'au travers du serveur de l'application, qui vérifie qui demande quoi. Chaque membre du personnel n'accède qu'aux écrans que son rôle autorise. Aucune donnée de carte bancaire n'est conservée par le centre.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Y accéder et en recevoir une copie dans un format lisible par une machine : depuis votre compte, dans « Mes informations ». Ce que le fichier ne contient pas, comme le journal des actions du personnel, vous est communiqué sur demande écrite.
• Les rectifier : depuis votre compte, ou en écrivant au centre.
• Les effacer : depuis votre compte. L'effacement supprime vos coordonnées, vos chiens et leurs photos, vos sessions de connexion et les adresses IP qui s'y rattachent, et le dossier client ouvert à votre nom chez notre prestataire de paiement ; il ferme votre accès au bâtiment, retire votre nom du journal des actions du personnel, et détache vos factures de votre compte. Si une facture attend encore votre adresse, elle vous est demandée avant l'effacement, une facture devant porter l'adresse du client. Les factures elles-mêmes sont conservées avec votre nom pendant le délai légal indiqué plus haut. Le prestataire de paiement garde de son côté ce que la loi lui impose de garder sur les paiements passés.
• Vous opposer à un usage fondé sur l'intérêt légitime, ou en demander la limitation : en écrivant au centre.
• Retirer votre accord pour recevoir les nouveautés : depuis votre compte, à tout moment.
• Définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Le centre vous répond dans un délai d'un mois. Il peut vous demander de justifier de votre identité en cas de doute.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), en ligne sur www.cnil.fr ou par courrier : CNIL, Service des plaintes, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris.

Évolution de cette politique

Cette politique évolue avec le service. La date de sa dernière mise à jour figure en tête de page.